Rekisteriseloste Fysioni Ky
Tietosuojaseloste Henkilötietolaki 523/99, 10 ja 24§ 1.
Rekisterinpitäjä Fysioni Ky, y-tunnus 2734643-1 Kuumanienekatu 7, 98100 Kemijärvi ja Koskikatu 25, 96200 Rovaniemi
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö Nina Sotkasiira, fysioni.vaananen@g mail.com, puh. 0440298752
3. Rekisterin nimi: Fysioni Ky:n asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Potilas- ja asiakastietorekisterin tarkoitus on asiakassuhdetietojen, asiakaskäyntien ja asiakaspalautteiden kirjaaminen ja arkistointi. Asiakastietoja voidaan käyttää myös yrityksen suoramarkkinointiin ja yrityksen oman toiminnan seurantaan ja tilastointiin. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen ( Henkilötietolaki 8 § 1 mom. 5) kohta ). Arkaluonteisten asioiden käsittely perustuu yrityksen toimialaan ( Henkilötietolaki 12 § 1 mom 10) kohta )
5. Rekisterin tietosisältö:
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia rekisteröityä asiakasta koskevia tietoja
– etu- ja sukunimi – syntymäaika – henkilötunnus – puhelinnumero – osoite – kotipaikka – sähköpostiosite – asiakassuhteen alkamisajankohta – hoitojaksoa koskevat tiedot (lähetteen tiedot ja asiakkuusprosessin sisältötiedot)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
1. Fysioni Ky:n keräämä tieto; asiakkaalta ja hänen lähipiiriltään
2. Maksajataholta ja lähettävältä taholta (hoitovastuutaho) saatu tieto
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset:
Asiakasta koskevia tietoja luovutetaan vain asiakkaan suostumuksella. Lupa tähän pyydetään rekisteritietolomakkeella hoitojakson alkaessa. Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaalle itselleen, hoitojakson/lähetteen antaneelle taholle ja maksajataholle. Muussa tapauksessa henkilötietoja voidaan luovuttaa ainoastaan kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä luovuteta EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle. Tietoja voidaan muutoin luovuttaa ainoastaan kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
1. Manuaalinen aineisto: Asiakas- ja hoitotiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus . Asiakkaan hoitoon liittyviä tietoja ja asiakirjoja saavat käsitellä vain potilaan/asiakkaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Paperimuotoiset henkilöasiakirjat säilytetään yrityksen lukituissa arkistokaapeissa ja niiden käsittelylle on kirjalliset ohjeet.
2. ATK:lla käsiteltävät tiedot Kaikki tiedot ovat salassa pidettäviä. Tiedot on tallennettu palveluntarjoajan (Finnish Net Solutions Oy) ylläpitämään tietokantaan. Palvelinlaitteisto sijaitsee lukitussa kaapissa, silloin kun sitä ei käytetä. Yhteydet on toteutettu suojatuin verkkoyhteyksin. Fysionin henkilökunta pääsee tietoihin oman asiakashallintaohjelman (Diarium) kautta. Henkilökunta kirjautuu yrityksen koneelle omalla salasanalla ja edelleen asiakashallintaohjelmaan omalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Kunkin työntekijän käyttöoikeus rekisteritietoihin on määritelty sen mukaisesti kun työtehtävät yrityksessä edellyttävät. Ylläpitäjä hallitsee työntekijöiden käyttöoikeuksia. Jokaisesta klikkauksesta rekisteritietoihin jää järjestelmään lokimerkintä.
10. Tarkastusoikeus: Jokaisella asiakkaalla/potilaalla on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastuspyynnön voi esittää henkilökohtaisesti tai pyynnön tästä voi lähettää kirjallisena rekisterin ylläpitäjälle. Tietojen tarkastaminen tapahtuu aina rekisterinpitäjän läsnä ollessa.
11. Oikeus vaatia tietojen korjaamista: Jokaisella on oikeus vaatia rekisteriin tallennetun virheellisen tiedon korjaamista.